Tjänstesektor

ServicePro Framgångshistoria

Effektiviserade e-posthanteringen och sparade 120 timmar per månad med vår e-postautomatisering.

Utmaningen

ServicePro, ett professionellt tjänsteföretag, kämpade med att hantera sin e-postkommunikation effektivt. Deras team spenderade för mycket tid på att sortera, kategorisera och svara på e-post, vilket tog tid från deras kärnverksamhet.

Utmaningar i detalj

Över 500 e-postmeddelanden dagligen krävde manuell hantering
Konsulter spenderade 2-3 timmar per dag på e-posthantering
Långsamma svarstider ledde till missnöjda kunder
Inkonsekvent hantering av liknande förfrågningar

Vår lösning

Vi implementerade vår e-postautomatiseringslösning som kunde kategorisera inkommande e-post, automatiskt svara på vanliga förfrågningar och dirigera komplexa ärenden till rätt teammedlemmar.

Teknisk implementation

Integration med Microsoft Exchange och Gmail
Anpassad AI-träning på företagets e-posthistorik
Koppling till CRM-system för kundkontext
Säker GDPR-kompatibel datahantering

Funktioner

Automatisk e-postkategorisering och prioritering
Intelligenta svar på vanliga förfrågningar
Smart dirigering till rätt teammedlemmar
Automatisk uppföljning av olösta ärenden

Resultaten

Effekten var betydande:

120 timmar personaltid sparad per månad
85% av rutinmejl hanteras nu automatiskt
50% snabbare hantering av all e-postkommunikation
Förbättrad balans mellan arbete och fritid för teammedlemmar

Systemet fortsätter att lära sig och förbättras, med regelbundna optimeringar baserade på nya mönster och krav.

"VocalQ:s e-postautomatisering har revolutionerat vårt sätt att arbeta. Våra konsulter kan nu fokusera på värdeskapande arbete istället för att fastna i inkorgen. Kunderna får snabbare svar och vi har kunnat öka vår produktivitet markant. Det är en investering som betalat sig själv flera gånger om."
— Lisa Johansson, Operativ Chef, ServicePro